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POLÍTICA DE DENUNCIAS

Procedimiento para denunciar delitos e irregularidades

Decreto legislativo del 10 de marzo de 2023, n. 24 (en adelante también "Decreto"), publicado en el Diario Oficial de 15 de marzo de 2023, transpuso al derecho italiano la Directiva de la UE 2019/1937 relativa a "la protección de las personas que denuncian violaciones del derecho de la Unión" (el llamado reglamento de denuncia de irregularidades).

1. PERSONAS QUE PUEDEN REALIZAR LA INFORME

La expresión denunciante se refiere a la persona natural, entre las que a continuación se indican, que denuncia violaciones o irregularidades cometidas en el contexto laboral y perjudiciales para el interés público o la integridad de la entidad.

Los informes pueden ser realizados por:

• empleados de Kocca S.r.l., en cualquier forma contractual (fijos o eventuales, directivos, mandos intermedios y empleados);

• trabajadores autónomos, colaboradores y consultores externos;

• voluntarios o pasantes, remunerados o no;

• personas con funciones administrativas, de gestión, de control, de supervisión o de representación;

• empleados y colaboradores de empresas que realizan trabajos o prestan servicios a la Empresa Kocca S.r.l.

2. OBJETIVO DEL INFORME

Los informes pueden referirse a violaciones de disposiciones reglamentarias nacionales o de la Unión Europea que dañan la integridad de KOCCA S.r.l. (en adelante, también KOCCA), de la que el periodista tuvo conocimiento en el contexto laboral de la Compañía.

En detalle, las infracciones son conductas, actos u omisiones, que consisten en:
• delitos cometidos en violación de la legislación de la UE - indicados en el Anexo 1 del Decreto Legislativo no. 24 de 2023 - relativo a los siguientes sectores: contratación pública; servicios, productos y mercados financieros y prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo; seguridad y cumplimiento del producto; seguridad del transporte; protección del medio ambiente; protección radiológica y seguridad nuclear; seguridad de los alimentos y piensos y salud y bienestar de los animales; salud pública; protección al Consumidor; protección de la privacidad y protección de datos personales y seguridad de redes y sistemas de información;
• actos u omisiones perjudiciales para los intereses financieros de la UE (artículo 325 del TFUE, lucha contra el fraude y las actividades ilegales perjudiciales para los intereses financieros de la UE) tal como se identifican en los reglamentos, directivas, decisiones, recomendaciones y dictámenes de la UE;
• actos u omisiones relacionados con el mercado interior que comprometan la libre circulación de bienes, personas, servicios y capitales (art. 26, apartado 2, TFUE); Esto incluye infracciones de las normas de competencia y ayudas estatales de la UE, normas y sistemas de impuesto de sociedades cuyo objetivo es obtener una ventaja fiscal que va en contra del objeto o fin de la legislación fiscal de sociedades aplicable.

Las denuncias relativas a las materias indicadas anteriormente también podrán referirse a sospechas fundadas sobre violaciones cometidas o que, con base en elementos concretos, podrían cometerse en KOCCA, así como elementos sobre conductas encaminadas a ocultar dichas violaciones.

3. CONTENIDO DE LOS INFORMES
El denunciante debe proporcionar todos los elementos útiles que permitan a la persona responsable de gestionar la denuncia, es decir, el Responsable de la denuncia (identificado como Jefe de la Oficina de Recursos Humanos de KOCCA), proceder con las comprobaciones e investigaciones necesarias y apropiadas para confirmar la validez. de los hechos que se denuncian.

Para realizar un informe, hay disponible una plantilla en formato editable en el siguiente enlace.

Por tanto, es fundamental que el informe contenga al menos los siguientes elementos:
• una descripción clara y completa de los hechos denunciados, con indicación expresa de que el informe se refiere a KOCCA;
• la indicación de cualquier documento que pueda confirmar la validez de tales hechos;
• si se conocen, las circunstancias de tiempo y lugar en que se cometieron los hechos denunciados;
• si se conocen, los datos personales u otros elementos (como la calificación y el servicio en el que se realiza la actividad) que permitan identificar a la persona involucrada;
• cualquier otra información que pueda proporcionar información útil sobre la existencia de los hechos denunciados.

Las denuncias de las que no es posible obtener la identidad del denunciante se consideran anónimas y, si son detalladas, se tratan como denuncias ordinarias, es decir, gestionadas según los procedimientos ya adoptados en la Empresa.
La denuncia anónima podrá tenerse en cuenta cuando esté suficientemente detallada y, en cualquier caso, de forma que pueda poner de relieve hechos y situaciones relativas a contextos específicos (por ejemplo, indicaciones de oficinas/áreas específicas, procedimientos o acontecimientos particulares).

4. MÉTODO Y DESTINATARIOS DEL INFORME
El denunciante puede recurrir a:
• denuncia interna: comunicación escrita u oral de información sobre violaciones utilizando los canales mencionados en el párrafo 4.1;
• denuncia externa: comunicación escrita u oral de información sobre violaciones utilizando el canal mencionado en el párrafo 4.2;
• divulgación pública, con los métodos descritos en el párrafo 4.3.
En cualquier caso, el denunciante sigue teniendo la posibilidad de denunciar las violaciones a las autoridades judiciales.

4.1. INFORMES INTERNOS
Los canales de denuncia interna son los siguientes:

comunicación escrita
• Por correo ordinario a la siguiente dirección: KOCCA Interporto di Nola-lotto C/2 n°1/5. -Nola.
Para permitir el registro confidencial, el informe puede recibirse por correo o manualmente; para garantizar la confidencialidad de la comunicación, es necesario que la denuncia se introduzca en un sobre doble cerrado, incluyendo, en el primero, los datos identificativos de quien realiza la denuncia, junto con un documento de identidad; en el segundo, el tema del informe; Luego, ambos sobres deben insertarse en un tercer sobre con las palabras "Reservado para el Gerente de Denuncias" en el exterior.

Comunicación oral
• A través de reunión directa:
El Denunciante, previa solicitud, podrá solicitar tener una reunión directa con el Responsable de Denuncia.
Por lo tanto, el denunciante - incluso a través de un contacto telefónico inicial en la línea telefónica indicada en el sitio web de KOCCA - sin proporcionar datos de identificación, debe especificar que desea realizar una denuncia de irregularidades - y, cuando sea contactado con el Responsable de Denuncias, puede solicitar para concertar una reunión en persona. Durante la reunión, el informe es recogido por el Responsable de Informes, mediante la elaboración de un informe específico firmado por el Responsable de Informes y el denunciante.

4.2. SEÑALIZACIÓN EXTERNA
El informante puede realizar un informe externo a la ANAC si, en el momento de su presentación, se da alguna de las siguientes condiciones:
• el denunciante ya ha realizado un informe interno y no ha sido objeto de seguimiento;
• el denunciante tiene motivos razonables para creer que, si hiciera una denuncia interna, no se le daría seguimiento efectivo o que la misma denuncia podría generar riesgo de represalias;
• la parte denunciante tiene motivos razonables para creer que la violación puede constituir un peligro inminente u evidente para el interés público.

4.3. REVELACIÓN PÚBLICA
El denunciante podrá hacer una divulgación pública, poniendo en el dominio público información sobre violaciones a través de la prensa o medios electrónicos o en cualquier caso a través de medios de difusión capaces de llegar a un gran número de personas si, en el momento de su presentación, uno de los ocurren las siguientes condiciones:
• el denunciante haya realizado previamente una denuncia interna y externa o haya realizado directamente una denuncia externa y no haya recibido respuesta en los plazos establecidos;
• la parte denunciante tiene motivos razonables para creer que la violación puede constituir un peligro inminente u obvio para el interés público;
• el denunciante tiene motivos razonables para creer que el informe externo puede implicar el riesgo de represalias o puede no tener un seguimiento efectivo debido a las circunstancias específicas del caso específico, como aquellas en las que se pueden ocultar o destruir pruebas o en en el que exista un temor fundado de que la persona que recibe la denuncia pueda estar en connivencia con el autor de la violación o involucrada en la violación misma.

5. ACTIVIDAD PARA VERIFICAR LA FUNDAMENTACIÓN DEL INFORME
En concreto, en materia de informes internos, la gestión y verificación de la validez de las circunstancias representadas en el informe están encomendadas al Responsable de la Oficina de Recursos Humanos (Gerente de Informes) quien, respetando los principios de imparcialidad y confidencialidad, lleva a cabo todas las actividades de investigación que se consideren apropiadas, incluyendo la audiencia personal del denunciante y de cualesquiera otros sujetos que puedan informar sobre los hechos denunciados.
A estos efectos, el Reporting Manager podrá contar con el apoyo de otras unidades organizativas/áreas de la empresa y/o consultores externos para examinar cuestiones que no sean de su competencia.
Al finalizar la investigación, el Responsable del Canal da una respuesta final a la denuncia, declarando su infundada o validez, y dando cuenta de las medidas previstas o adoptadas o a adoptar para dar seguimiento a la denuncia y los motivos de la elección. hecho.
La investigación deberá finalizar dentro de los 90 (noventa) días, contados a partir de la fecha del acuse de recibo o, en defecto de dicha notificación, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento del plazo de siete días a partir de la presentación del informe.

6. ALMACENAMIENTO
Los informes internos y la documentación relacionada se conservan durante el tiempo necesario para procesar el informe y, en cualquier caso, a más tardar cinco años a partir de la fecha de comunicación del resultado final del procedimiento de presentación de informes, en cumplimiento de las obligaciones de confidencialidad que se indican a continuación.

7. FORMAS DE PROTECCIÓN DE LOS DENUNCIANTES
A) Obligaciones de confidencialidad
El Responsable de Denuncias que recibe y procesa la denuncia debe garantizar en cada etapa del proceso de denuncia la confidencialidad no sólo del denunciante y, cuando esté presente, del facilitador (entendido como la persona que asiste al denunciante en el proceso de denuncia), pero también de otros sujetos posiblemente involucrados en el informe (por ejemplo, la persona denunciada y las personas mencionadas en el informe).

Como parte del procedimiento disciplinario, la identidad del denunciante:
• no puede ser revelado cuando la impugnación de la carga disciplinaria se funda en investigaciones distintas y adicionales al informe, aunque sean consecuentes;
• puede revelarse cuando la denuncia disciplinaria se basa, total o parcialmente, en el informe y el conocimiento de la identidad es esencial para la defensa del acusado sujeto a (i) comunicación escrita al denunciante de los motivos de la divulgación de los datos confidenciales y sujeto a (ii) consentimiento expreso del denunciante; el Responsable de Denuncia obtendrá el consentimiento del denunciante para revelar la identidad. Si el denunciante se opone, el informe no podrá utilizarse en el procedimiento disciplinario que, por tanto, no podrá iniciarse ni continuarse a falta de elementos adicionales en los que fundamentar el litigio.

B) Prohibición de discriminación
No se permite ni se tolera contra la persona que presenta una denuncia cualquier forma de represalia o medida discriminatoria, directa o indirecta, que tenga efectos sobre las condiciones de trabajo por razones directa o indirectamente relacionadas con la denuncia.
Los actos realizados en violación de la prohibición de tomar represalias son nulos.

La protección a que se refiere este punto se aplica también a los siguientes sujetos:
• la persona física que ayuda al denunciante en el proceso de denuncia (el llamado facilitador);
• a personas del mismo contexto laboral del denunciante que tengan un vínculo afectivo estable o de parentesco dentro del cuarto grado;
• a los compañeros de trabajo del denunciante, que trabajan en el mismo contexto laboral y que tienen una relación habitual y actual con dicha persona;
• a entidades de propiedad del declarante o para las que éste trabaje, así como a entidades que operen en el mismo contexto laboral que las personas antes mencionadas.

C) Limitación de responsabilidad
Otra forma de protección se refiere a la exención de responsabilidad del denunciante en caso de:
• revelaciones de información amparadas por la obligación de secreto, quedando por tanto excluida la integración de los delitos de "revelación y utilización del secreto oficial" (art. 326 c.p.), "revelación del secreto profesional" (art. 622 c.p.), "revelación de secretos científicos e industriales” (art. 623 c.p.) y “violación del deber de fidelidad y lealtad” (art. 2105 c.p.);
• violación de la protección de los derechos de autor;
• violación de la protección de datos personales;
• revelación o difusión de información sobre violaciones que ofendan la reputación de la persona involucrada.
Sin embargo, en el momento de la divulgación o difusión, el denunciante debe tener motivos razonables para creer que la información es necesaria para descubrir la violación y no actuar por motivos adicionales y diferentes (por ejemplo, fines vengativos, oportunistas o escandalosos);

8. SISTEMA DE SANCIONES
La infracción de las disposiciones contenidas en el Decreto y descritas en los párrafos anteriores podrá activar el procedimiento sancionador; en particular, están sujetos a sanciones los siguientes casos y/o conductas:
(i) el denunciante que haya realizado denuncias con dolo o negligencia grave o que resulten falsas, infundadas, con contenido difamatorio o en cualquier caso realizadas con el único fin de perjudicar a la Sociedad, a la persona denunciada o a otros sujetos afectado por el informe;
(ii) la persona que violó la confidencialidad del denunciante;
(iii) la persona que haya sido responsable de actos de represalia;
(iv) la persona que obstaculizó o intentó obstruir el informe.

Información conforme al art. 13 del Reglamento Europeo (UE) 679/2016.
KOCCA S.r.l., Responsable del tratamiento de datos personales, de conformidad con el art. 13 del Reglamento Europeo (UE) 679/2016, tratará los datos personales del declarante y de los demás sujetos indicados en el informe o que hayan contribuido a la formalización del informe exclusivamente para llevar a cabo el procedimiento de adquisición y gestión de la información. informes, de conformidad con el Decreto Legislativo n. 10 de marzo de 2023 n.24 que contiene disposiciones relativas a la protección de las personas que denuncian violaciones de las disposiciones reglamentarias nacionales (el llamado Decreto de denuncia de irregularidades).
Los datos contenidos en los informes de conductas realizadas en violación de las disposiciones reglamentarias son tratados por el Responsable de Informes de KOCCA, identificado como Responsable de Recursos Humanos, en el desempeño de las tareas que le encomienda la ley, con especial referencia a las actividades necesarias encaminadas a verificar la admisibilidad de la denuncia y la validez del hecho denunciado y la adopción de las medidas consiguientes conforme al Decreto Legislativo. 10 de marzo de 2023 n. 24.
La base jurídica del tratamiento está representada.
- la necesidad de cumplir las obligaciones impuestas por la legislación en materia de denuncia de irregularidades y, en particular, por el Decreto Legislativo n.º 10 de marzo de 2023. 24 (art. 6, apartado 1, letra c), art. 9 párr. 2, carta. b) yg) así como el art. 10 del Reglamento UE 2016/679 (GDPR),
- del interés legítimo del Responsable del Tratamiento de defender sus derechos y/o intereses en cualquier foro competente y de combatir conductas ilícitas, fraudulentas o irregulares en el ámbito de las actividades de la empresa, incluso mediante la activación de cualesquiera acciones disciplinarias y judiciales.
El consentimiento al tratamiento de los datos no es necesario al iniciar el procedimiento de denuncia, pero, durante el procedimiento disciplinario, cuando sea necesario revelar la identidad del denunciante por ser indispensable para la defensa del imputado, se procederá a solicitar el consentimiento expreso y específico del comunicante a la divulgación de sus datos. El consentimiento será facultativo y podrá revocarse libremente en cualquier momento, pero a falta de dicho consentimiento, el informe no podrá utilizarse en un procedimiento disciplinario que, por tanto, no podrá iniciarse ni continuarse a falta de elementos adicionales en los que fundamentar el litigio. .

La información gestionada puede referirse a datos personales comunes (por ejemplo, datos personales, datos de contacto, datos relativos a la actividad laboral del interesado, otros datos contenidos en el informe y/o documentación adjunta o recogida durante el proceso de gestión del informe, etc.) y, a en la medida estrictamente necesaria para perseguir el propósito del procesamiento descrito a continuación, los datos personales pertenecientes a categorías particulares a las que se refiere el art. 9 del RGPD (por ejemplo, datos relativos a la salud, afiliación sindical, datos aptos para revelar el origen racial, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas del interesado, etc.) o datos relativos a condenas penales y delitos a que se refiere el art. . 10 del RGPD.
El suministro de datos mediante informes es opcional, pero sin ellos es posible que la Compañía no pueda recibir y gestionar el informe de la manera requerida por la ley. La identidad del denunciante, en cualquier caso, quedará protegida desde el momento de la recepción de la denuncia y en todas las fases posteriores.
El tratamiento de los datos personales se realizará con soporte en papel y medios informáticos, a fin de garantizar su seguridad y confidencialidad, cumpliendo con lo dispuesto en la ley y lo dispuesto en los Lineamientos de la ANAC (Autoridad Nacional Anticorrupción).
La información recopilada de los informes, cuando sea necesaria para los fines del análisis general de la investigación, puede ser procesada por sujetos (internos y externos) a quienes se puede solicitar que apoyen al Gerente de Informes en la gestión del informe.
Tras el informe, los datos podrán ser comunicados, en su caso, a la Autoridad Judicial Ordinaria, a la ANAC. Además de esto, los datos personales proporcionados por el denunciante no son objeto de comunicación o difusión.
Los datos proporcionados en el informe y la documentación relacionada se conservan y protegen mediante medidas de seguridad adecuadas durante el tiempo necesario para procesar el Informe y, en cualquier caso, a más tardar cinco años desde el cierre del informe, a menos que sea necesario continuar el procesamiento para el tiempo adicional necesario para cumplir con disposiciones legales y/o para fines de protección judicial.
El denunciante y los demás sujetos indicados en la denuncia o que hayan contribuido a la formalización de la denuncia, como interesados, pueden ejercer los siguientes derechos dirigiéndose a KOCCA S.r.l. en la sede de Nola, Nola Interport - lote C/2 n°1/5:

• Derecho de acceso: tiene derecho a obtener confirmación sobre la existencia o no de tratamientos relativos a sus datos, así como derecho a recibir cualquier información relativa al mismo tratamiento;
• Derecho de rectificación: tienen derecho a obtener la rectificación de sus datos, si los mismos son incompletos o inexactos;
• Derecho de cancelación: tienen derecho a obtener la cancelación de sus datos presentes en los archivos, dentro de los límites de lo dispuesto en el art. 17 del RGPD;
• Derecho a la limitación del tratamiento: tienen derecho a obtener la limitación del tratamiento de sus datos dentro de los límites de lo dispuesto en el art. 18 del RGPD;
• Derecho de oposición: tienen derecho a oponerse al tratamiento de sus datos;
• Derecho a presentar una queja ante la Autoridad de Supervisión: si lo consideran necesario, tienen derecho a presentar una queja ante el Garante, en caso de que la Compañía se niegue a satisfacer sus solicitudes.
De conformidad con el citado art. 2-undecies del Decreto Legislativo 196/2003, los derechos antes mencionados no pueden ejercerse con una solicitud a la Compañía o con una queja, cuando el ejercicio de tales derechos podría resultar en un perjuicio efectivo y concreto a la confidencialidad de la identidad de la persona que informa.