WHISTEBLOWING

WHISTLEBLOWING POLICY

Procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità

Il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (di seguito anche “Decreto”), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 15 marzo 2023, ha recepito nell’ordinamento italiano la direttiva UE 2019/1937 riguardante "la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione” (cd. disciplina whistleblowing).

SOGGETTI CHE POSSONO EFFETTUARE LA SEGNALAZIONE

Con l’espressione whistleblower si fa riferimento alla persona fisica, tra quelle indicate di seguito, che segnala violazioni o irregolarità commesse nel contesto lavorativo e lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’ente.

Le Segnalazioni possono essere effettuate da:

i dipendenti della Kocca S.r.l., in qualunque forma contrattuale (a tempo indeterminato e non, dirigente, quadro direttivo e impiegato);
i lavoratori autonomi, collaboratori e consulenti esterni;
i volontari o tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
i dipendenti e collaboratori delle imprese che svolgono lavori o forniscono servizi in favore della Società Kocca S.r.l.

OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Le segnalazioni possono avere ad oggetto violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’integrità di KOCCA S.r.l. (di seguito, anche KOCCA), di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo della Società.

In dettaglio le violazioni sono comportamenti, atti od omissioni, che consistono in:

gli illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE – indicata nell’Allegato 1 al d.lgs. n. 24 del 2023 - relativa ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE (art. 325 del TFUE, lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE) come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE;
atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del TFUE); sono ricomprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società.

Le segnalazioni, relative alle materie sopra indicate, possono riguardare anche fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse in KOCCA, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.

CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI

Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili a consentire al soggetto competente per la gestione della segnalazione, ovvero il Gestore delle segnalazioni (individuato nel Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane di KOCCA), di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

Per effettuare una segnalazione è a disposizione al seguente link un modello in formato editabile.

E’ indispensabile, pertanto, che la segnalazione contenga quantomeno i seguenti elementi:

una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione, con indicazione espressa che la segnalazione si riferisce alla KOCCA;
l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto di segnalazione;
se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare la persona coinvolta;
ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Le segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante sono considerate anonime e, se circostanziate, sono equiparate a segnalazioni ordinarie, ovvero gestita secondo le procedure già adottate in Azienda.

La segnalazione anonima può essere presa in carico quando la stessa sia adeguatamente circostanziata e, comunque, tale da far emergere fatti e situazioni riferibili a contesti determinati ( ad esempio, indicazioni di uffici/aree specifiche, procedimenti o eventi particolari).

MODALITA’ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE

Il segnalante può ricorrere a:

segnalazione interna: comunicazione scritta o orale delle informazioni sulle violazioni mediante l’uso dei canali di cui al paragrafo 4.1;
segnalazione esterna: comunicazione scritta o orale delle informazioni sulle violazioni mediante l’uso del canale di cui al paragrafo 4.2;
divulgazione pubblica, con le modalità descritte al paragrafo 4.3.

Resta in ogni caso ferma la possibilità per il segnalante di denunciare all’autorità giudiziaria le violazioni.

4.1. SEGNALAZIONE INTERNA

I canali per effettuare la segnalazione interna sono i seguenti:

Comunicazione scritta

Mediante posta ordinaria da inviarsi al seguente indirizzo: KOCCA Interporto di Nola-lotto C/2 n°1/5. - Nola.

Al fine di consentire la protocollazione riservata, La segnalazione può pervenire tramite il servizio postale o brevi manu; a garanzia della riservatezza della comunicazione, è necessario che la segnalazione venga inserita in doppia busta chiusa, includendo, nella prima, i dati identificativi del segnalante, unitamente a un documento di identità; nella seconda, l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste vanno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “Riservata al Gestore delle segnalazioni whistleblowing ”.

Comunicazione orale

Mediante incontro diretto:

Il Segnalante, previa sua richiesta, può richiedere di avere un incontro diretto con il Gestore delle segnalazioni.

Pertanto, il segnalante – anche attraverso un primo contatto telefonico alla linea telefonica indicata nel sito web di KOCCA - senza fornire dati identificativi, dovrà specificare di voler effettuare una segnalazione whistleblowing – e, messo in contatto con il Gestore delle segnalazioni può richiedere di fissare un incontro di persona. Nel corso dell’incontro, la segnalazione viene raccolta dal Gestore delle segnalazioni, mediante redazione di apposito verbale sottoscritto dal Gestore delle segnalazioni e dal segnalante.

4.2. SEGNALAZIONE ESTERNA

Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna all’ANAC se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

4.3. DIVULGAZIONE PUBBLICA

Il segnalante può effettuare una divulgazione pubblica, rendendo di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

il segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, e non è stato dato riscontro nei termini previsti;
il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

ATTIVITA’ DI VERIFICA DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE

Con specifico riferimento alla segnalazione interna, la gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane (Gestore delle segnalazioni) che, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, provvede ad effettuare ogni attività istruttoria ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.

A tal fine, il Gestore delle segnalazioni può avvalersi del supporto di altre Unità organizzative/Aree aziendali e/o consulenti esterni per la disamina di materie che non rientrano nella propria competenza.

All’esito dell’istruttoria, il Gestore del canale fornisce un riscontro finale alla segnalazione, dichiarandone l’infondatezza oppure la fondatezza, e dando conto delle misure previste o adottate o da adottare per dare seguito alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata.

L’istruttoria deve aver termine entro 90 (novanta) giorni, decorrenti dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

CONSERVAZIONE

Le segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza, di seguito indicati.

FORME DI TUTELA DEL WHISTLEBLOWER
A) Obblighi di riservatezza

Il Gestore delle segnalazioni che riceve e tratta la segnalazione deve garantire in ogni fase del procedimento di segnalazione la riservatezza non solo della persona segnalante e, ove presente, del facilitatore (inteso come colui che assiste il segnalante nel processo di segnalazione), ma anche degli altri soggetti eventualmente coinvolti nella segnalazione (ad es. la persona segnalata nonché le persone menzionate nella segnalazione).

Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante:

non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti ed ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa;
può essere rivelata ove la contestazione disciplinare sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità sia indispensabile per la difesa dell’incolpato previa (i) comunicazione scritta alla persona segnalante delle ragioni della rivelazione dei dati riservati e previo (ii) consenso espresso della persona segnalante; il Gestore delle segnalazioni provvederà ad acquisire, il consenso del segnalante a rivelare l’identità. Qualora il segnalante si opponga, la segnalazione non può essere utilizzata nel procedimento disciplinare che, quindi, non può essere avviato o proseguito in assenza di elementi ulteriori sui quali fondare la contestazione.

B) Divieto di discriminazione

Nei confronti di colui che effettua una segnalazione non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

Gli atti assunti in violazione del divieto di ritorsione sono nulli.

La tutela di cui al presente punto si applica anche ai seguenti soggetti:

la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione (cd. facilitatore);
alle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante che sono legate da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
ai colleghi di lavoro del segnalante, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
agli enti di proprietà del segnalante o per i quali il segnalante lavora, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

C) Limitazione di responsabilità

Un’ulteriore forma di tutela riguarda l’esenzione di responsabilità per il segnalante in caso di:

rivelazioni di informazioni coperte dall’obbligo di segreto, escludendo perciò l’integrazione dei reati di “rivelazione e utilizzazione del segreto d’ufficio” (art. 326 c.p.), “rivelazione del segreto professionale” (art. 622 c.p.), “rivelazione dei segreti scientifici e industriali” (art. 623 c.p.) e “violazione del dovere di fedeltà e lealtà” (art. 2105 c.c.);
violazione della tutela del diritto d’autore;
violazione della protezione dei dati personali;
rivelazione o diffusione di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta.

Al momento della rivelazione o diffusione il segnalante deve, comunque, avere fondati motivi per ritenere che le informazioni siano necessarie per far scoprire la violazione e non operare per ulteriori e diverse ragioni (ad esempio, fini vendicativi, opportunistici o scandalistici);

SISTEMA SANZIONATORIO

La violazione delle previsioni contenute nel Decreto e descritte nei precedenti paragrafi potrà attivare il procedimento sanzionatorio; in particolare, sono passibili di sanzione i seguenti casi e/o comportamenti:

(i) il segnalante che abbia effettuato segnalazioni con dolo o colpa grave o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione;

(ii) il soggetto che abbia violato la riservatezza del segnalante;

(iii) il soggetto che si sia reso responsabile di atti di ritorsione;

(iv) il soggetto che abbia ostacolato o tentato di ostacolare la segnalazione.

Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo (UE) 679/2016.

KOCCA S.r.l., Titolare del trattamento dei dati personali, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo (UE) 679/2016, tratterà i dati personali del segnalante e degli altri soggetti indicati nella segnalazione o che abbiano concorso alla formalizzazione della segnalazione esclusivamente per dare corso al procedimento di acquisizione e gestione delle segnalazioni, ai sensi del Decreto Legislativo n. 10 marzo 2023 n.24 recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (c.d. Decreto Whistleblowing).

I dati contenuti nelle segnalazioni di condotte compiute in violazione di disposizioni normative sono trattati, dal Gestore delle segnalazioni di KOCCA, individuato nel Responsabile Risorse Umane, nell'esecuzione dei compiti affidatigli per legge, con particolare riferimento alle necessarie attività volte a verificare l’ammissibilità della segnalazione e la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti ai sensi del D.lgs. 10 marzo 2023 n. 24.

La base giuridica del trattamento è rappresentata

dalla necessità di adempiere agli obblighi imposti dalla normativa in materia di whistleblowing, ed in particolare dal D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24 (art. 6, par. 1, lett. c), art. 9 par. 2, lett. b) e g) nonché art. 10 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR),
dal legittimo interesse del Titolare di difendere i propri diritti e/o interessi in ogni sede competente e contrastare comportamenti illeciti, fraudolenti o irregolari nell’ambito delle attività aziendali, anche attivando eventuali azioni disciplinari e giudiziarie.

Il consenso al trattamento dei dati non è necessario in sede di attivazione della procedura di segnalazione, ma, in sede di procedimento disciplinare, laddove si renda necessario rivelare l’identità della persona segnalante in quanto indispensabile per la difesa dell’incolpato, si procederà a richiedere al segnalante un espresso e specifico consenso alla rivelazione dei propri dati. Il consenso sarà facoltativo e potrà essere liberamente revocato in qualsiasi momento, ma in assenza di detto consenso, la segnalazione non potrà essere utilizzata nel procedimento disciplinare che, quindi, non può essere avviato o proseguito in assenza di elementi ulteriori sui quali fondare la contestazione.

Le informazioni gestite possono riguardare dati personali comuni (es. dati anagrafici, di contatto, dati relativi all’attività lavorativa dell’interessato, altri dati contenuti nella segnalazione e/o documentazione allegata o raccolta nel corso del processo di gestione della segnalazione, etc.) e, nei limiti in cui sia strettamente necessario al perseguimento della finalità di trattamento sotto descritta, dati personali appartenenti a categorie particolari di cui all’art. 9 del GDPR (es. dati relativi alla salute, all’appartenenza sindacale, dati idonei a rivelare origine razziale, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche dell’interessato, etc.) o dati relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10 del GDPR .

Il conferimento dei dati mediante segnalazione ha natura facoltativa, ma senza di essi la Società potrebbe non essere in grado di ricevere e gestire la segnalazione secondo le modalità previste per legge. L’identità del segnalante, in ogni caso, verrà protetta sin dalla ricezione della segnalazione ed in ogni fase successiva.

Il trattamento dei dati personali avverrà con il supporto di mezzi cartacei e informatici, in modo da garantirne la sicurezza e riservatezza, in conformità alle previsioni di legge ed alle prescrizioni contenute nelle Linee guida ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione).

Le informazioni raccolte dalle segnalazioni, laddove necessario ai fini dell’analisi complessiva dell’istruttoria, possono essere trattate da soggetti (interni ed esterni) che possono essere chiamati a supportare il Gestore delle segnalazioni nella gestione della segnalazione.

A seguito della segnalazione i dati possono essere comunicati, laddove necessario, all’Autorità Giudiziaria Ordinaria, all’ANAC. Oltre a ciò, i dati personali forniti dal segnalante non sono oggetto di comunicazione né di diffusione.

I dati conferiti all’interno della segnalazione e della relativa documentazione sono conservati e protetti da idonee misure di sicurezza per il tempo necessario alla trattazione della Segnalazione e comunque non oltre cinque anni decorrenti dalla chiusura della segnalazione, salvo necessità di proseguire il trattamento per il tempo ulteriore necessario ad adempiere a disposizioni di legge e/o a fini di tutela giudiziaria.

Il segnalante e degli altri soggetti indicati nella segnalazione o che abbiano concorso alla formalizzazione della segnalazione, in qualità di interessati, possono esercitare i seguenti diritti, rivolgendosi a KOCCA S.r.l. presso la sede di Nola, Interporto di Nola-lotto C/2 n°1/5:

Diritto di accesso: hanno il diritto di ottenere la conferma circa l’esistenza o meno di un trattamento concernente i loro dati, nonché il diritto di ricevere ogni informazione relativa al medesimo trattamento;
Diritto alla rettifica: hanno il diritto di ottenere la rettifica dei loro dati, qualora gli stessi siano incompleti o inesatti;
Diritto alla cancellazione: hanno il diritto di ottenere la cancellazione dei loro dati presenti all’interno degli archivi, nei limiti di quanto stabilito dall’art. 17 del GDPR;
Diritto alla limitazione del trattamento: hanno il diritto di ottenere la limitazione del trattamento concernente i loro dati nei limiti di quanto stabilito dall’art. 18 del GDPR;
Diritto di opposizione: hanno il diritto di opporsi al trattamento dei loro dati;
Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo: qualora lo ritengano necessario, hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, nel caso in cui la Società si rifiuti di soddisfare le loro richieste.

Ai sensi del citato art. 2-undecies del D.Lgs. 196/2003, i sopra menzionati diritti non potranno essere esercitati con richiesta alla Società o con reclamo, quando dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante.