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POLITIQUE DE DÉNONCIATION

Procédure de signalement des crimes et irrégularités

Décret législatif du 10 mars 2023, n. 24 (ci-après également « Décret »), publié au Journal Officiel du 15 mars 2023, a transposé dans le droit italien la Directive UE 2019/1937 concernant « la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union » (dite règlement d'alerte).

1. PERSONNES POUVANT FAIRE LE RAPPORT

L'expression lanceur d'alerte désigne la personne physique, parmi celles indiquées ci-dessous, qui signale des violations ou irrégularités commises dans le cadre du travail et préjudiciables à l'intérêt public ou à l'intégrité de l'entité.

Les rapports peuvent être effectués par :

• les salariés de Kocca S.r.l., sous toute forme contractuelle (permanents ou non permanents, manager, middle management et salarié) ;

• les travailleurs autonomes, les collaborateurs et les consultants externes ;

• bénévoles ou stagiaires, rémunérés ou non ;

• les personnes exerçant des fonctions d'administration, de direction, de contrôle, de surveillance ou de représentation ;

• les employés et collaborateurs des entreprises qui effectuent des travaux ou fournissent des services à la Société Kocca S.r.l.

2. OBJET DU RAPPORT

Les signalements peuvent concerner des violations de dispositions réglementaires nationales ou de l'Union européenne qui portent atteinte à l'intégrité de KOCCA S.r.l. (ci-après également KOCCA), dont le journaliste a eu connaissance dans le cadre du travail de l'entreprise.

Plus précisément, les violations sont des comportements, des actes ou des omissions, qui consistent en :

· infractions commises en violation de la législation de l'UE - indiquées à l'annexe 1 du décret législatif n. 24 de 2023 - relatif aux secteurs suivants : marchés publics ; services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme ; la sécurité et la conformité des produits ; sécurité des transports; protection environnementale; radioprotection et sûreté nucléaire ; la sécurité sanitaire des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, ainsi que la santé et le bien-être des animaux ; santé publique; la protection des consommateurs; protection de la vie privée et protection des données personnelles et sécurité des réseaux et systèmes d'information ;

· les actes ou omissions préjudiciables aux intérêts financiers de l'UE (article 325 TFUE, lutte contre la fraude et les activités illégales préjudiciables aux intérêts financiers de l'UE) tels qu'identifiés dans les règlements, directives, décisions, recommandations et avis de l'UE ;

· les actes ou omissions concernant le marché intérieur qui compromettent la libre circulation des biens, des personnes, des services et des capitaux (art. 26, paragraphe 2, TFUE) ; Cela inclut les violations des règles de l'UE en matière de concurrence et d'aides d'État, les règles en matière d'impôt sur les sociétés et les régimes dont le but est d'obtenir un avantage fiscal allant à l'encontre de l'objet ou du but de la législation applicable en matière d'impôt sur les sociétés.


Les rapports relatifs aux faits indiqués ci-dessus peuvent également concerner des soupçons fondés concernant des violations commises ou qui, sur la base d'éléments concrets, pourraient être commises à KOCCA, ainsi que des éléments concernant des comportements visant à dissimuler de telles violations.


3. CONTENU DES RAPPORTS

Le lanceur d'alerte doit fournir tous les éléments utiles pour permettre à la personne responsable de la gestion du signalement, à savoir le Responsable du signalement (identifié comme le Chef du Bureau des Ressources Humaines de KOCCA), de procéder aux contrôles et enquêtes nécessaires et appropriés pour en confirmer la validité. des faits rapportés.


Pour réaliser un rapport, un modèle au format modifiable est disponible au lien suivant.

Il est donc essentiel que le rapport contienne au moins les éléments suivants :
• une description claire et complète des faits rapportés, avec une indication expresse que le rapport fait référence à KOCCA ;
• l'indication de tous documents pouvant confirmer la validité de ces faits ;
• si elles sont connues, les circonstances de temps et de lieu dans lesquelles les faits rapportés ont été commis ;
• si elles sont connues, les données personnelles ou autres éléments (tels que la qualification et le service dans lequel l'activité est exercée) qui permettent d'identifier la personne concernée ;
• toute autre information pouvant fournir un retour d'information utile sur l'existence des faits rapportés.

Les signalements pour lesquels il n'est pas possible d'obtenir l'identité du déclarant sont considérés comme anonymes et, s'ils sont détaillés, sont traités comme des signalements ordinaires, c'est-à-dire gérés selon les procédures déjà adoptées dans l'entreprise.
Le signalement anonyme peut être pris en compte lorsqu'il est suffisamment détaillé et, en tout état de cause, de nature à faire ressortir des faits et des situations liés à des contextes spécifiques (par exemple, indications de bureaux/zones spécifiques, procédures ou événements particuliers).

4. METHODE ET DESTINATAIRES DU RAPPORT
Le déclarant peut recourir à :
• reporting interne : communication écrite ou orale d'informations sur les violations via les canaux visés au paragraphe 4.1 ;
• reporting externe : communication écrite ou orale d'informations sur les violations via le canal visé au paragraphe 4.2 ;
• la divulgation publique, selon les modalités décrites au paragraphe 4.3.
En tout état de cause, la possibilité reste pour le lanceur d’alerte de signaler les violations aux autorités judiciaires.

4.1. RAPPORTS INTERNES
Les canaux de reporting interne sont les suivants :

Communication écrite
• Par courrier ordinaire à envoyer à l'adresse suivante : KOCCA Interporto di Nola-lotto C/2 n°1/5. - Noël.
Afin de permettre une inscription confidentielle, le rapport peut être reçu par voie postale ou manuellement ; pour garantir la confidentialité de la communication, il est nécessaire que le signalement soit inséré dans une double enveloppe scellée comprenant, dans la première, les données d'identification de la personne qui fait le signalement, ainsi qu'une pièce d'identité ; dans le second, le sujet du rapport ; les deux enveloppes doivent ensuite être insérées dans une troisième enveloppe portant à l'extérieur la mention « Réservé au responsable de la dénonciation ».

Communication orale
• Par rencontre directe :
Le déclarant peut, sur demande, demander à avoir un entretien direct avec le responsable du reporting.
Ainsi, le lanceur d'alerte - même par un premier contact téléphonique sur la ligne téléphonique indiquée sur le site Internet de KOCCA - sans fournir de données d'identification, doit préciser qu'il souhaite effectuer un signalement d'alerte - et, lorsqu'il est contacté avec le Responsable du Reporting, peut demander pour fixer une rencontre en personne. Au cours de la réunion, le rapport est recueilli par le Responsable des Rapports, à travers la rédaction d'un rapport spécifique signé par le Responsable des Rapports et le déclarant.

4.2. SIGNALISATION EXTERNE
Le déclarant peut faire un rapport externe à l’ANAC si, au moment de sa soumission, l’une des conditions suivantes est remplie :
• le déclarant a déjà effectué un rapport interne et celui-ci n'a pas fait l'objet d'un suivi ;
• le lanceur d'alerte a des motifs raisonnables de croire que s'il effectuait un signalement interne, celui-ci ne donnerait pas suite efficacement ou que le même signalement pourrait entraîner un risque de représailles ;
• la partie déclarante a des motifs raisonnables de croire que la violation peut constituer un danger imminent ou évident pour l'intérêt public.

4.3. DIVULGATION PUBLIQUE
Le lanceur d'alerte peut procéder à une divulgation publique, en plaçant des informations sur les violations dans le domaine public, par voie de presse ou par des moyens électroniques ou en tout cas par des moyens de diffusion capables d'atteindre un grand nombre de personnes si, au moment de sa présentation, l'un des les conditions suivantes se produisent :
• le déclarant a préalablement effectué un signalement interne et externe ou a directement effectué un signalement externe, et aucune réponse n'a été donnée dans les délais impartis ;
• la partie déclarante a des motifs raisonnables de croire que la violation peut constituer un danger imminent ou évident pour l'intérêt public ;
• le lanceur d'alerte a des motifs raisonnables de croire que le signalement externe peut impliquer un risque de représailles ou peut ne pas faire l'objet d'un suivi efficace en raison des circonstances spécifiques de l'affaire spécifique, telles que celles dans lesquelles des preuves peuvent être cachées ou détruites ou dans lesquelles Il existe une crainte fondée que la personne qui reçoit le signalement puisse être de connivence avec l'auteur de la violation ou être impliquée dans la violation elle-même.

5. ACTIVITÉ POUR VÉRIFIER LA FONDATION DU RAPPORT
En ce qui concerne spécifiquement le reporting interne, la gestion et la vérification de la validité des circonstances représentées dans le rapport sont confiées au chef du bureau des ressources humaines (responsable des rapports) qui, dans le respect des principes d'impartialité et de confidentialité, effectue toutes les activités d'enquête jugées appropriées, y compris l'audition personnelle du lanceur d'alerte et de toute autre personne susceptible de rapporter les faits signalés.
À cette fin, le Reporting Manager peut faire appel au soutien d'autres unités organisationnelles/domaines de l'entreprise et/ou de consultants externes pour examiner des questions qui ne relèvent pas de sa compétence.
A l'issue de l'enquête, le Channel Manager apporte une réponse définitive au signalement, en déclarant son non-fondé ou son bien-fondé, et en rendant compte des mesures envisagées ou adoptées ou à adopter pour donner suite au signalement et les raisons de ce choix. fait.
L'enquête doit être terminée dans un délai de 90 (quatre-vingt-dix) jours à compter de la date de l'accusé de réception ou, à défaut d'un tel avis, dans un délai de trois mois à compter de l'expiration du délai de sept jours à compter de la remise du rapport.

6. STOCKAGE
Les rapports internes et la documentation y afférente sont conservés pendant la durée nécessaire au traitement du rapport et en tout cas au plus tard cinq ans à compter de la date de communication du résultat final de la procédure de reporting, dans le respect des obligations de confidentialité indiquées ci-dessous.

7. FORMES DE PROTECTION DES DÉnonciateurs
A) Obligations de confidentialité
Le Responsable du Reporting qui reçoit et traite le signalement doit garantir à chaque étape du processus de signalement la confidentialité non seulement du déclarant et, le cas échéant, du facilitateur (entendu comme la personne qui assiste le déclarant dans le processus de signalement), mais aussi des autres sujets éventuellement impliqués dans le signalement (par exemple la personne signalée ainsi que les personnes mentionnées dans le signalement).
Dans le cadre de la procédure disciplinaire, l'identité du signalant :

• ne peut être révélé lorsque la contestation de l'accusation disciplinaire est basée sur des investigations distinctes et complémentaires au rapport, même si elles en sont consécutives ;
• peut être révélée lorsque la plainte disciplinaire repose, en tout ou en partie, sur le rapport et que la connaissance de l'identité est essentielle pour la défense de l'accusé sous réserve (i) d'une communication écrite au déclarant des motifs de la divulgation des données confidentielles et sous réserve (ii) du consentement exprès de la personne déclarante ; le Reporting Manager obtiendra le consentement de la partie déclarante pour révéler son identité. Si l'informateur s'y oppose, le rapport ne peut être utilisé dans le cadre de la procédure disciplinaire qui ne peut donc être engagée ou poursuivie en l'absence d'autres éléments sur lesquels fonder le litige.

B) Interdiction de la discrimination
Toute forme de représailles ou mesure discriminatoire, directe ou indirecte, ayant des effets sur les conditions de travail pour des raisons directement ou indirectement liées au signalement n'est ni autorisée ni tolérée à l'encontre de la personne qui effectue le signalement.
Les actes commis en violation de l’interdiction des représailles sont nuls.

La protection mentionnée dans ce point s'applique également aux sujets suivants :
• la personne physique qui assiste le déclarant dans le processus de signalement (appelée facilitateur) ;
• aux personnes issues du même contexte professionnel que le déclarant et liées par un lien affectif ou de parenté stable au sein du quatrième degré ;
• aux collègues de travail du lanceur d'alerte, qui travaillent dans le même contexte de travail et qui ont une relation habituelle et actuelle avec cette personne ;
• aux entités détenues par le déclarant ou pour lesquelles le déclarant travaille, ainsi qu'aux entités qui opèrent dans le même contexte de travail que les personnes susmentionnées.

C) Limitation de responsabilité
Une autre forme de protection concerne l’exonération de responsabilité du déclarant en cas de :
• les révélations d'informations couvertes par l'obligation de secret, excluant donc l'intégration des délits de « révélation et usage du secret de fonction » (art. 326 c.p.), de « révélation du secret professionnel » (art. 622 c.p.), de « révélation de secrets scientifiques et industriels » (art. 623 c.p.) et « violation du devoir de fidélité et de loyauté » (art. 2105 c.c.) ;
• violation de la protection du droit d'auteur ;
• violation de la protection des données personnelles ;
• révélation ou diffusion d'informations sur des violations qui portent atteinte à la réputation de la personne impliquée.
Au moment de la divulgation ou de la diffusion, le lanceur d'alerte doit cependant avoir des motifs raisonnables de croire que l'information est nécessaire à la découverte de la violation et ne pas agir pour des raisons autres et différentes (par exemple, à des fins vindicatives, opportunistes ou scandaleuses) ;

8. SYSTÈME DE SANCTION
La violation des dispositions contenues dans le décret et décrites dans les paragraphes précédents peut déclencher la procédure de sanction ; en particulier, les cas et/ou comportements suivants font l'objet de sanctions :
(i) la personne qui signale qui a fait des signalements avec malveillance ou négligence grave ou qui se révèlent fausses, infondées, avec un contenu diffamatoire ou en tout cas faites dans le seul but de nuire à la Société, à la personne signalée ou à d'autres sujets concerné par le rapport ;
(ii) la personne qui a violé la confidentialité du journaliste ;
(iii) la personne responsable des actes de représailles ;
(iv) la personne qui a fait obstruction ou a tenté d’entraver le rapport.

Informations conformément à l'art. 13 du règlement européen (UE) 679/2016.
KOCCA S.r.l., Responsable du traitement des données personnelles, conformément à l'art. 13 du Règlement européen (UE) 679/2016, traitera les données personnelles du déclarant et des autres sujets indiqués dans le rapport ou qui ont contribué à la formalisation du rapport exclusivement pour mener à bien la procédure d'acquisition et de gestion du rapports, conformément au décret législatif n. 10 mars 2023 n.24 contenant des dispositions relatives à la protection des personnes qui signalent des violations des dispositions réglementaires nationales (dit décret sur la dénonciation).
Les données contenues dans les rapports de conduites réalisées en violation des dispositions réglementaires sont traitées par le Responsable des Rapports KOCCA, identifié comme Responsable des Ressources Humaines, dans l'exécution des tâches qui lui sont confiées par la loi, avec une référence particulière aux activités nécessaires visant à vérifier la recevabilité du rapport et la validité du fait rapporté et l'adoption des mesures conséquentes conformément au décret législatif. 10 mars 2023 n. 24.
La base juridique du traitement est représentée
- la nécessité de remplir les obligations imposées par la législation en matière d'alerte, et notamment par le décret législatif n° 10 mars 2023. 24 (art. 6, par. 1, lettre c), art. 9 par. 2, lettre. b) et g) ainsi que l'art. 10 du Règlement UE 2016/679 (RGPD),
- de l'intérêt légitime du Responsable du traitement à défendre ses droits et/ou intérêts devant toute instance compétente et à lutter contre les comportements illicites, frauduleux ou irréguliers dans le cadre des activités de l'entreprise, également en activant d'éventuelles actions disciplinaires et judiciaires.
Le consentement au traitement des données n'est pas nécessaire lors de l'activation de la procédure de signalement, mais, lors d'une procédure disciplinaire, où il est nécessaire de révéler l'identité de la personne signalant, car cela est indispensable à la défense de l'accusé, nous procéderons à la demande du le consentement exprès et spécifique du journaliste à la divulgation de ses données. Le consentement sera facultatif et pourra être librement révoqué à tout moment, mais en l'absence dudit consentement, le rapport ne pourra pas être utilisé dans une procédure disciplinaire qui, par conséquent, ne pourra pas être entamée ou poursuivie en l'absence d'autres éléments sur lesquels fonder le litige. .

Les informations gérées peuvent concerner des données personnelles communes (par exemple des données personnelles, des données de contact, des données relatives à l'activité professionnelle de l'intéressé, d'autres données contenues dans le rapport et/ou la documentation jointe ou collectée au cours du processus de gestion du rapport, etc.) et, pour dans la mesure strictement nécessaire à la poursuite de la finalité du traitement décrit ci-dessous, les données personnelles appartenant aux catégories particulières visées à l'art. 9 du RGPD (par exemple, données relatives à la santé, à l'appartenance syndicale, données permettant de révéler l'origine raciale, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques de l'intéressé, etc.) ou données relatives aux condamnations pénales et aux délits visés à l'art. . 10 du RGPD.
La fourniture de données par reporting est facultative, mais sans elles, la Société pourrait ne pas être en mesure de recevoir et de gérer le rapport de la manière requise par la loi. Dans tous les cas, l’identité du lanceur d’alerte sera protégée dès la réception du signalement et à chaque étape ultérieure.
Le traitement des données personnelles aura lieu sur support papier et informatique, afin de garantir leur sécurité et leur confidentialité, dans le respect des dispositions de la loi et des dispositions contenues dans les lignes directrices de l'ANAC (Autorité Nationale Anti-Corruption).
Les informations recueillies à partir des rapports, lorsque cela est nécessaire aux fins de l'analyse globale de l'enquête, peuvent être traitées par des sujets (internes et externes) qui peuvent être appelés à assister le Responsable des Rapports dans la gestion du rapport.
Suite au signalement, les données pourront être communiquées, le cas échéant, à l'Autorité Judiciaire Ordinaire, à l'ANAC. En outre, les données personnelles fournies par le déclarant ne font l’objet d’aucune communication ou diffusion.
Les données fournies dans le rapport et la documentation associée sont conservées et protégées par des mesures de sécurité appropriées pendant la durée nécessaire au traitement du rapport et en tout cas au plus tard cinq ans à compter de la clôture du rapport, à moins qu'il ne soit nécessaire de poursuivre le traitement pour le temps nécessaire en outre pour se conformer aux dispositions légales et/ou à des fins de protection judiciaire.
Le déclarant et les autres sujets indiqués dans le rapport ou qui ont contribué à la formalisation du rapport, en tant que parties intéressées, peuvent exercer les droits suivants en contactant KOCCA S.r.l. au siège de Nola, Nola Interport - lot C/2 n°1/5 :

• Droit d'accès : ils ont le droit d'obtenir la confirmation de l'existence ou non d'un traitement concernant leurs données, ainsi que le droit de recevoir toute information relative à ce même traitement ;
• Droit de rectification : ils ont le droit d'obtenir la rectification de leurs données, si celles-ci sont incomplètes ou inexactes ;
• Droit d'annulation : ils ont le droit d'obtenir l'annulation de leurs données présentes dans les archives, dans la limite des dispositions de l'art. 17 du RGPD ;
• Droit à la limitation du traitement : ils ont le droit d'obtenir la limitation du traitement concernant leurs données dans la limite des dispositions de l'art. 18 du RGPD ;
• Droit d'opposition : ils ont le droit de s'opposer au traitement de leurs données ;
• Droit de déposer une réclamation auprès de l'Autorité de Contrôle : s'ils le jugent nécessaire, ils ont le droit de déposer une réclamation auprès du Garant, dans le cas où la Société refuserait de satisfaire leurs demandes.
Conformément à l'art. 2-undecies du décret législatif 196/2003, les droits mentionnés ci-dessus ne peuvent être exercés avec une demande adressée à la Société ou avec une plainte, lorsque l'exercice de ces droits pourrait entraîner un préjudice effectif et concret à la confidentialité de l'identité de la personne qui rapporte.